Was muss ich unternehmen, um mein Sammlungsmanagement-System optimal einzusetzen?

New Collections Management System Users

Systemvoraussetzungen und Personalanforderungen für den Einsatz Ihres Axiell CMS

1 Netzwerkinfrastruktur

Dieser Bereich wird in der Regel durch die IT-Abteilung bereitgestellt bzw. verwaltet, kann aber durch Axiell Hosting komplett ausgelagert werden.

  • Datenbankserver
  • Applikationsserver
  • Webserver
  • Hardwareüberwachung
  • Software-Updates
  • Benutzerverwaltung
  • Datensicherung

2 Applikationsverwaltung

Für diesen Bereich sind vertiefte Kenntnisse Ihres Sammlungsmanagement-Systems (CMS) und der Werkzeuge für die Applikationsverwaltung erforderlich. Bei mehreren gemeinsam verwalteten Archiven, Bibliotheken oder Museen wäre es auch denkbar, dass die damit zusammenhängenden Aufgaben an zentraler Stelle wahrgenommen werden.

  • Zugangsrechte einrichten und pflegen
  • Anpassung der Formulare für Dateneingabe und -änderung
  • Anpassung der Ausgabeformate
  • Workflows definieren
  • Schreibanweisungen erweitern

3 First Level Support

Diese Aufgaben sollten von ein oder zwei Personen übernommen werden, die in Ihrer Einrichtung persönlich erreichbar sind.

4 Normdatenredaktion

Kontrolliertes Vokabular hilft, genau die Informationen zu finden, die als Rechercheergebnis erwartet werden. Damit das funktioniert, ist vor allem in größeren Einrichtungen, bei denen viele Personen Daten erfassen, eine regelmäßige Pflege der Schlagwörter notwendig. Dies erfordert sowohl fachliches Hintergrundwissen als auch informationswissenschaftliche Grundkenntnisse.

  • Bereinigung der vorhandenen Terminologie
  • Überprüfung neuer Begriffe
  • Anreicherung durch Verweise auf externe Normdaten (z.B. GND, AAT, etc.)

5 Veröffentlichung von Informationen

Dieser Bereich erfordert eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und daher genaue Planung und Klärung der Aufgabenverteilung.

  • Zieldefinition: was soll zu welchem Zweck wem – und wo – zugänglich gemacht werden?
  • Objektauswahl
  • Definition der Datenstruktur
  • Überprüfung der vorhandenen Inhalte
  • Klärung der Verwertungsrechte
  • Anpassung der Webapplikation hinsichtlich der Zieldefinition
  • Verarbeitung des Feedbacks der Nutzer
  • Aktualisierung von Präsentationsform und Inhalten

 

By |2017-07-25T10:24:08+00:0020 Juli 2017|Blog-Beitrag|