6 qualités d’un bon système de gestion de collecte des données

Les pratiques que vous devriez suivre pour garder vos données « en forme » et maintenir l’efficacité de votre système de gestion des collections.

Par Ben Doty, Consultant en formation logiciel chez Axiell

Le système de gestion des collections (CMS) de votre organisation est un outil. Il est important de le garder bien affuté pour qu’il reste le plus utile possible. Le CMS est important, autant que les données qu’il contient. Une mauvaise qualité de données peut entraîner des recherches lentes et inefficaces, une multiplication des efforts, faire perdre du temps à la saisie de données et mener à des rapports ou des catalogues Web non pertinents.

Comment pouvez-vous être sûr de ne pas amoindrir la qualité de votre système avec de mauvaises données ?

Tout d’abord, assurez-vous que votre organisation dispose d’un standard pour la saisie des données. Qu’il s’agisse d’une norme de l’industrie comme SPECTRUM, Joconde ou ISAD(G), ou d’une fabrication « maison », une charte de saisie vous permet de mieux contrôler ce qui entre dans le système. En rédigeant ou mettant à jour cette charte, assurez-vous qu’elle exige des données qu’elles répondent à six caractéristiques. Les bonnes données sont :

Cohérentes

Plus que toute autre chose, de bonnes données doivent être cohérentes. Cela signifie utiliser les mêmes champs, les mêmes mots et le même format tout le temps. Rédiger votre propre manuel de catalogage ou travailler à partir d’une norme publiée est d’une grande aide à cet égard. La cohérence des données facilite la recherche car il y a moins de termes et moins d’endroits à rechercher. Une telle cohérence facilite également l’utilisation des outils d’édition de masse de votre CMS pour corriger ou modifier les données, si nécessaire. Plus vos données sont cohérentes, plus il est facile de résoudre tout autre problème qui pourrait exister.

Judicieuses

Chaque élément de données dans votre système occupe de l’espace de stockage numérique qui doit être maintenu à jour et coûte en temps et en énergie, temps et énergie dont vous avez désespérément besoin ! De la même façon que vous devez savoir pourquoi vous collectez un objet, vous devez savoir pourquoi vous enregistrez des données. Les données ne doivent pas être conservées simplement parce qu’elles l’ont toujours été. Déterminez pourquoi vous mettez des données dans tel ou tel champ de votre CMS et en quoi cela vous est utile. Et n’oubliez pas qu’il est acceptable de laisser un champ vide !

Adaptées à l’usage

En plus de justifier chaque champ, assurez-vous que chaque champ fait bien son travail. Les champs d’un CMS remplissent généralement l’un des deux rôles suivants :

  • Indexation : ces champs contiennent généralement des mots-clés, des dates et des noms de personnes. Il est très important d’être cohérent dans ce domaine. Par exemple, même si un artiste a signé son nom différemment sur trois ou quatre tableaux différents, le nom de l’artiste doit toujours être inscrit dans le champ du nom du créateur sous la même forme, ce qui facilite la recherche dans ce champ.
  • Description : ces champs contiennent du texte plus  » libre « , comme une longue description, l’inscription sur un objet ou une étiquette murale de musée. L’exactitude est plus importante dans ces domaines, donc si un artiste a signé son nom différemment sur trois ou quatre tableaux différents, ces différentes signatures doivent être enregistrées sur le champ d’inscription de chaque tableau respectif.

Appropriées à l’auditoire

Qui va voir chaque champ ? Rappelez-vous que les données ne restent pas nécessairement dans le CMS – elles peuvent être communiquées à l’extérieur à des fins diverses. Un champ de description destiné uniquement à être vu dans le CMS par vos collaborateurs peut être utilisé de manière beaucoup plus large que ce que vous aviez l’intention d’afficher sur votre site ou d’exporter, vers un catalogue d’exposition ou un instrument de recherche.

Intégrées

Votre CMS est conçu pour réduire la quantité de travail que vous avez à faire. Il centralise les données pour réduire le risque de duplication des efforts (ou pire, d’avoir des enregistrements contradictoires), garde la trace des termes communs et vous les suggère, vérifie le caractère unique des numéros d’identification, et bien plus encore. Mais pour que ces caractéristiques fonctionnent, vos données doivent aller dans le sens de votre système, et non à l’encontre. Si vous souhaitez utiliser des termes standardisés, par exemple, choisissez un champ qui impose l’utilisation de termes approuvés (ou personnalisez un champ pour les utiliser).

Si jamais vous avez l’impression de vous battre contre le CMS, prenez du recul. Il est peut-être temps de consulter le manuel, de demander à un pair ou de vous inscrire à une formation pour voir comment cette opération est censée être effectuée.

Critère de réalisation

Si vous avez lu cette liste et que vous vous êtes dit qu’il n’y avait aucune chance de faire tout cela, ne paniquez pas ! Vous devez trouver un équilibre entre le désir de tout faire et des objectifs réalisables. Vous n’avez probablement pas le temps de remplir 200 champs par objet selon ces normes, mais vous pouvez sûrement faire 5 ou 10 champs. Déterminez quels sont les domaines les plus importants et concentrez-vous sur ceux-ci. Vous constaterez que des normes comme SPECTRUM établissent également des minimums dans lesquels vous pouvez puiser. Il ne sert à rien de fixer des normes inutilement élevées si cela vous empêche de saisir un seul enregistrement.

De bonnes données, c’est beaucoup. Mais le plus important, c’est qu’elles soient à votre portée, rendant votre CMS plus utile et plus efficace. Prenez un peu de recul et jetez un coup d’œil à ce que vous pouvez faire pour rendre vos données plus cohérentes, judicieuses, adaptées à l’objectif, adaptées au public et intégrées au CMS.

 

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By |2018-11-30T16:19:14+00:0014 novembre 2018|Blog Post|