Savoir où vous aller et se fixer des objectifs réalisables
Parfois, il peut vous sembler que les gens ne se préoccupent pas des données autant que vous (mais nous les adorons et apprécions quand même !). Quand nous commençons notre quête pour convaincre notre management et les utilisateurs de notre base de données pour évaluer l’information avec la même ferveur que vous, ne sous-estimez jamais le pouvoir de l’enthousiasme communicatif. Que vous voyiez le nettoyage de données comme une solution à vos problèmes ou une vision du futur, la clé de la motivation est d’encourager votre équipe en considérer le rôle qu’elle pourrait jouer dans le filtrage et l’amélioration des répertoire de données de votre institution.
Il peut être tentant de commencer les conversations et les rapports en soulignant la taille du travail devant vous. Alors que vous pouvez fédérer les gens à votre cause en vous complaignant mutuellement sur combien la situation est mauvaise, la méthode ne permet pas la motivation à long terme. La peur et la colère peuvent conduire des actions à court terme, mais si vous vous concentrez sur la quantité de travail restant, vous risquez de déprimer la motivation et l’enthousiasme pour le projet.
Si vous êtes excité par votre projet, soyez positif, et expliquez aux autres pourquoi. Faites-leur partager votre vision. En même temps, ayez des attentes réalistes sur les défis qui vous attendent.
Acceptez que la donnée parfaite n’existe pas
Si vous êtes un geek de la base de données, l’idée de pureté, la donnée parfaitement formatée est une pure beauté. Cela ne peut aider, mais imaginons un instant comment le travail de chacun serait facilité votre base de données étaient remplis entièrement avec des informations détaillées, bien formatées au cas et aucuns champs indiquant « ??? ». Ça vous vous énerve que personne ne voit comment une base de données parfaitement standardisée serait utile ?
En réalité, aucune base de données ne sera propre a 100% (mais nous pouvons rêver !). Essayer de voir le nettoyage comme un spectre ou les objectifs sont de constamment améliorer la pertinence, l’accès et l’utilité des données. Nettoyer les données sera toujours une tache d’actualité, s’adaptant aux besoins des changements de l’organisation. Si vous ne l’avez pas déjà fait, prenez un instant pour dire au revoir à l’idée qu’un jour, vos données seront parfaites.
Pourquoi abandonner cet idéal est-il important ? Réaliser vous-même que votre objectif est inatteignable vous aidera à vous concentrer sur l’identification de la meilleure organisation de l’information pour votre organisation. Cela change l’objectif de créer une donnée parfaite pour la l’art de l’exercice a l’objectif de créer de la valeur pour votre entreprise. Le nettoyage n’est pas nécessairement la création d’une base de données parfaite ; c’est s’assurer que les données servent en priorités au public qui visite votre institution et ceux qui le feront plus tard.
Accordez-vous une pause
Parfois, plus nous cherchons, plus il est facile de se persuader que notre propre base de données est la pire de toutes en termes d’organisation, et que nous sommes loin derrière nos pairs. Même si votre objectif de nettoyage est important, accordez-vous une pause. Au fond de nous, nous sommes parfaitement confiant que chaque organisation a des problèmes avec la qualité de ses données. Axiell a plus de 3000 clients et aucun ne souhaite pas améliorer la qualité de ses données. Les informations que vous fournissez sur vos collections seront toujours un deux pas derrière ce que vous espérez, mais si vous mesurer votre succès sur les améliorations que vous avez apportés depuis le début, vous verrez toujours que vous aurez progressé.
Décidez de ce que « propre » signifie
Pour mesurer vos progrès à travers vos objectifs de nettoyage de façon précise, il est utile d’établir une définition de ce que « nettoyer » signifie. Il n’y a pas une taille qui corresponde à toutes les approches. Pour un site, ou même un département, nettoyer peut signifier que 25 champs clés sont complets et approuvés ; pour un autre, cela peut simplement correspondre à un titre et une description. Quelques soient les critères de ce qui constitue une bonne donnée, avoir des consignes claires est essentiel pour savoir si nous nous rapprochons de nos objectifs, et garder une trace de nos progrès.
Le musée de Londres a implémenté une tierce approche pour noter le statut de leur donnée. La qualité est distinguée sur deux niveaux : le noyau et l’enveloppe. Les données sont mises à jour par différent membres du personnel et est soumise à un contrôle de qualité. Comme cette évaluation est enregistrée dans la base de données, l’équipe de documentation peut mesurer leur progrès à tout moment.
Sur le long terme, vous verrez probablement que vous économiserez beaucoup de temps et d’énergie en sachant ce dont vous avez besoin pour pouvoir considérer votre donnée comme « propre ». Le format doit être clair, simple à communiquer et mesurable. Surtout, il doit être documenté et directement accessible pour les utilisateurs. Etablir des attentes et fournir du matériel de référence met tout le monde sur la même longueur d’onde et minimise les risques de différence de pratique entre les départements. Cela permet également de réduire le risque de saper la qualité des données d’un utilisateur à cause d’une mauvaise compréhension sur l’utilisation d’un champ.
Se préparer pour la longue course et prioriser
Vos plans de nettoyage de données auront le plus grand impact lorsqu’ils sont adaptés aux objectifs et priorité de votre organisation et de chaque département. Regardez les stratégies de votre organisation pour les cinq prochaine années – Quelles sont les cinq plus grandes priorités ? Comment ces priorités affectent vos accès aux données, à travers quelles plateformes, et pour quels buts ? En vous basant sur le statut actuel de vos données et de votre politique d’entrée de données, pouvez-vous franchir les barrières et utiliser ces données pour accomplir ces objectifs ?
Commencez par réfléchir sur la place que vos données auront besoin d’occuper dans cinq ans pour correspondre à vos objectifs, quel part de cette information est disponible dès à présent, et travailler ensuite à l’envers pour identifier la plus grande nécessité de changement.
Une fois que vous avez une vision claire de ce qu’une donnée propre signifie, faites une liste de ce qui doit être corrigé pour correspondre à vos souhaits. Revoyez cette liste a la lumière des priorités de l’institution, et décidez quel processus pourrait potentiellement être mis en œuvre maintenant et ceux qui peuvent attendre. Essayer de décomposer chaque tache de nettoyage en trois à cinq sous tâches. L’approche de chaque étape de cette façon vous permet de vous concentrer sur des activités plus petites et plus gérables à la fois. Cela facilite également la communication de vos priorités actuelles aux autres.
Maintenant que vous avez un plan, vous pouvez entrer en contact avec cotre direction. Une fois qu’ils vous auront rejoint dans le train de nettoyage de données, et que les financements et ressources seront alloués (ça arrive !), travailler constamment selon le plan que vous avez dressé initialement, passant d’une étape à l’autre pour atteindre vos objectifs finaux.
Lisez et apprenez-en plus sur l’obtention de l’engagement de votre direction sur des projets de base de données.
