Lorsqu’un ancien directeur général du Royal Albert Hall a menacé de jeter à la benne les archives inestimables de ce lieu historique et culturel, l’équipe de conservation a su qu’il lui faudrait prouver sa valeur.
Les archives sont des ressources vitales mais trop souvent sous utilisées dans les grandes institutions. Il peut être difficile pour les services d’archives de distinguer, avec des ressources limitées et un manque de reconnaissance, la véritable valeur qu’ils possèdent.
Les Archives du Royal Albert Hall luttent depuis des années contre cet anonymat. Elles ont récemment reçu le petit geste symbolique d’apposer une pancarte sur la porte des archives.
« Cela a transformé notre bureau, qui n’était auparavant qu’un mystérieux placard, en un véritable espace de recherche historique », explique Alicia Kirkbride, archiviste adjointe.
La situation aurait pu être si différente si les anciens employés du Royal Albert Hall n’avaient pas relevé le défi lancé par un ancien Directeur, qui a menacé de jeter la collection par la fenêtre s’ils ne pouvaient prouver la valeur des archives.
Ils l’ont fait et désormais tout le monde au Royal Albert Hall reconnaît l’importance des archives.
Alicia explique ci-dessous comment ils en sont arrivés là. Elle décrit la façon unique qu’a son équipe de travailler avec l’outil Axiell Calm, au bénéfice de toute l’organisation.
Qu’y a-t-il d’unique dans la collection du Royal Albert Hall et dans la façon dont vous travaillez avec votre CMS ?
Le Royal Albert Hall est une des scènes les plus célèbres au monde. Le service des Archives est le gardien de la mémoire collective de la salle et responsable de la gestion des collections qui comprennent des programmes, des prospectus, des affiches, des photographies, des plans de construction, des gravures, des œuvres d’art, des documents commerciaux et du matériel audiovisuel.
Les Archives conservent également un registre de toutes les représentations qui ont eu lieu dans la salle depuis son ouverture en 1871. Au total, il y a plus de 40 000 enregistrements.
Il y a 3 ensembles de données clés dans le système Calm que nous utilisons actuellement. Nous utilisons la base de données des représentations, le catalogue d’archives et une base de données des ‘autorités’. Les liens entre ces bases de données nous aident à effectuer des recherches et à mieux comprendre les événements, les artistes et les sponsors du Royal Albert Hall.
Nous pouvons extraire des informations pour obtenir diverses données clés, comme certains anniversaires des artistes qui se sont produits (Eric Clapton s’est produit au Royal Albert Hall 209 fois jusqu’à présent), le nombre de fois où certains sponsors ont réservé la salle, ou encore comme le nombre d’événements majeurs qui se sont tenus dans l’auditorium chaque année.
L’information et les données sont de plus en plus considérées comme des actifs de l’organisation. Le potentiel des données peut être exploité grâce à une collecte et une affectation efficaces, dont la valeur est désormais perçue par les autres départements.
Alors pourquoi la collection d’archives du Royal Albert Hall a-t-elle failli être jetée par la fenêtre et comment y-a-t-elle échappé ?
La principale raison pour laquelle les Archives sont ici aujourd’hui est que le public et tout le personnel en voient la valeur sur un plan commercial, culturel et social. Un ancien Directeur a mis les Archives au défi de prouver leur intérêt ou de les voir disparaitre.
À cette époque, il y avait peu ou pas de contrôle intellectuel sur ce qui était stocké et son emplacement. L’espace et les lieux de stockage se remplissaient rapidement. Pour que les archives existent, sans même parler qu’elles restent sur place, l’équipe devait montrer comment elles apportaient un sens au Royal Albert Hall.
Cela a été possible grâce à une collaboration inter services, à l’ouverture de l’accès aux archives, en particulier pour le personnel, à la promotion de ce qui a été réalisé au sein de l’équipe et ce qui est prévu à l’avenir. Des rapports sont rédigés chaque année et diffusés dans l’ensemble de l’organisation par le biais de réunions et sur le forum du personnel. Faire prendre conscience aux gens de ce que nous faisons et de ce que nous pouvons offrir est vital pour la survie des archives.
Comment faites-vous connaître les archives aux autres services ?
Les Archives du Royal Albert Hall sont actuellement bien placées grâce au travail acharné, à la détermination et à la planification de l’équipe au fil des ans. Nous entretenons des liens étroits avec d’autres départements et veillons à ce que le personnel de toute l’organisation soit familier avec les archives.
Nous y parvenons en organisant des événements pour le personnel du Royal Albert Hall, tels que l’ouverture des Archives pour la campagne nationale » Explorez vos archives « . Ceci est particulièrement important pour ceux qui ne savent pas nécessairement ce que nous faisons ou qui veulent en savoir plus sur l’histoire unique de la salle.
En quoi les Archives apportent-elles de la valeur aux autres équipes du Royal Albert Hall ?
Les demandes de renseignements internes proviennent d’un large éventail de départements à l’échelle du Royal Albert Hall, notamment : programmation, presse et marketing, éducation et sensibilisation, projets de construction, boutique, philanthropie, visites, accueil, amis et clients, finances et haute direction.
Voici quelques-unes des façons dont les Archives ont appuyé d’autres services au cours de la dernière année :
Projets de construction :
Nous avons récemment numérisé les 16 dessins originaux de l’iconique mosaïque de frises et espérons lancer une page Web informative et interactive. Nous avons également fait photographier nos 300 premiers plans de construction. Ils seront utilisés par l’équipe des projets de construction. Ils constitueront une source primaire essentielle pour la conservation des bâtiments, ce qui est particulièrement important en raison du classement MH de la salle.
En les plaçant sur une plate-forme de gestion des ressources numériques accessible au personnel et en y ajoutant les métadonnées appropriées, nous pouvons aider les différents services en même temps, sans risquer d’endommager les documents originaux par leur diffusion.
Nouveaux médias :
Les Archives, en collaboration avec les équipes de marketing, de presse et de contenu numérique, ont été fortement impliquées dans les activités d’engagement des publics en 2018. Ceci s’est manifesté par des coupures dans London Live sur les « Femmes et la saison du Hall », dans l’émission d’ITV « This Morning », à propos de l’histoire d’amour d’Albert et Victoria, ainsi que dans des documentaires de la BBC, « Our Classical Century » et « Victoria et Albert : The Royal Wedding ».
The Royal Albert Hall Stars:
Les Royal Albert Hall Stars sont une série de pierres gravées, surmontées d’étoiles en cuivre qui font le tour de l’édifice. Elles célèbrent les principaux acteurs de l’histoire de la salle depuis son ouverture en 1871 jusqu’à nos jours. L’équipe des Archives a aidé à recueillir les informations dans la base Calm sur les artistes les plus prolifiques et les plus emblématiques de la salle. Les 11 premières étoiles de ce projet ont été dévoilées lors d’un lancement presse le 4 septembre 2018.
Les Suffragettes, les femmes et la saison des fêtes :
Inspirée par le rôle du Royal Albert Hall dans la lutte pour le vote des femmes, l’équipe des Archives a travaillé en étroite collaboration avec la programmation pour créer une saison entière (janvier-avril) célébrant les femmes du passé, du présent et de l’avenir du Royal Albert Hall.
Les Archives ont participé à diverses activités pour cette saison, dont l’exposition « 100 Banners Project », une exposition de photographies qui célèbre la diversité des artistes femmes, des ateliers éducatifs pour les enfants et les familles afin d’en apprendre davantage sur les suffragettes, fabriquer des rosettes, et au travers d’expositions sur les réunions que la WSPU et la NUWSS ont tenues au Hall entre 1908-1918. L’équipe des Archives a également organisé une actualité Twitter 24 heures sur 24 pour marquer le 100ème anniversaire du vote des femmes.
Vous commencez à exposer de plus en plus de contenu d’archives dans le foyer, les couloirs et sur le blog. Pourquoi faites-vous cela ?
L’un des principaux objectifs des archives est d’ouvrir les collections au public. Comme nous ne pouvons offrir des visites des archives que sur rendez-vous, avoir des expositions d’archives sur place et du contenu en ligne sont utiles pour ouvrir les collections en dehors de cette disponibilité. Nous avons la chance d’avoir quelques espaces dans ce bâtiment très fréquenté où nous pouvons afficher le contenu des archives.
Nous choisissons un thème habituellement basé sur un anniversaire ou un événement clé dans l’auditorium. En 2018, il s’agissait des suffragettes et des femmes du Hall, de l’Armistice de la Première Guerre mondiale, de Leonard Bernstein et d’une sélection d’acquisitions récentes.
Nous travaillons avec l’équipe de contenu numérique pour les activités de blogging et de médias sociaux. Il est important que nous signalions toutes les découvertes archivistiques, y compris les anniversaires importants ou les acquisitions intéressantes qui, à notre avis, devraient être vues par un public plus large. Cette collaboration permet au Royal Albert Hall de s’occuper activement de ses propres archives et constitue un autre moyen pour les archives d’atteindre un plus grand nombre de personnes.
Quels sont vos objectifs pour l’avenir ?
En plus de notre travail d’archivage habituel, une activité clé en cours est la maintenance de notre base de données des Représentations sur Calm. Notre objectif est de recueillir autant d’informations utiles et de données utilisables que possible sur les événements de la salle dans l’auditorium et les petits espaces. Ce n’est pas une mince affaire puisque l’an dernier, nous avons atteint 402 représentations dans la seule salle de spectacle.
À plus long terme, nous souhaitons explorer la visualisation des données et l’impact des technologies modernes à la fois sur les pratiques archivistiques et sur les expositions présentées dans le Hall. Je suis intéressé de voir comment nous pouvons utiliser les données stockées sur Calm pour rendre notre base de données plus accessible à différents publics et pour la rendre plus attrayante visuellement.
