Il faut toute une institution pour gagner face aux utilisateurs d’un système

Les stratégies pour gagner et garder la coopération pour la mise en place de vos projets

A moins que vous n’ayez qu’un seul utilisateur de votre système et un contrôle absolue à la fois sur votre base de données et sur votre budget, une grande part de votre succès viendra de votre capacité à persuader les autres que la gestion des données tient de la responsabilité de tous. Prenez le temps d’identifier les utilisateurs de votre système, depuis ceux qui saisissent les informations ceux qui nettoient la donnée à travers plusieurs catégories : les différents types d’utilisateurs, les départements, les fournisseurs et volontaires… Une fois que vous avez une liste de personne dont vous avez besoin du soutien ou de l’approbation, vous pouvez commencer à engager une campagne pour obtenir et garder les parties prenantes engagées.

Même avec une direction qui soutient vos efforts de nettoyage, maintenir des informations propres ne marchent que si tout le monde est impliqué dans cette volonté. Avant d’essayer de gagner l’esprit et le cœur de vos collègues avec votre projet, vous devez savoir ce qui est important pour eux. Regardez sur votre liste de personne ceux dont vous avez besoin du soutien. Comprenez-vous les motivations de chacun ? Quelles sont les mesures clés dont ils ont besoin ? Qu’espèrent ils accomplir au sein de leur département ? Si vous ne le savez pas, vous risquez de rencontrer des difficultés en négociant avec eux pour leur faire prioriser le nettoyage de donner avec la même ferveur que le département de Documentation. Prenez de votre temps pour parler avec les gens et connaitre les projets sur lesquels ils travaillent actuellement, leur priorité et les sources de frustration qu’ils rencontrent. Bien que nous pensions souvent connaitre à l’avance les réponses à ces questions, nous pouvons être régulièrement surpris par ce que nous apprenons réellement.

Ces conversations vous aideront à vous positionner sur les solutions que vous proposerez individuellement pour chacune des personnes de votre listes pour les pousser à vous soutenir dans votre projet de nettoyage de base de données et de filtrage d’information et les formats standards que vous voudrez mettre en place. Plus important, ces discussions insèreront vos démarches dans un cadre plus large que vos propres intérêts, et inspireront d’autres projets transverses entre départements dans votre institution. Parfois, un léger changement de vos plans peur résoudre des défis auquel un autre département est confronté.

Si vous avez adressez vos besoins aux bonnes personnes et que vous les avez convaincus de vous rejoindre dans votre démarche pour créer une base de données propre, les autres seront plus sensibles à voir comment les changements affectent positivement leur activité et se joindront à vous dans votre démarche.

Présenter les objectifs visuellement

Nous sommes certains que vos pouvoirs de persuasions sont immenses, mais les bases de données et les systèmes sont complexes. Certaines personnes peuvent ne pas comprendre les répercussions des données erronées aussi bien que vous. Environ 65 % de la population sont des apprentis visuels, et comprennent mieux en utilisant des images qu’avec des mots. Lorsque vous essayez de convaincre vos collègues, utilisez des schémas simples plutôt que des mots pour démontrer l’intérêt de votre démarche. D’autres options comme des diagrammes de comparaison pour montrer dans quelle situation vous êtes actuellement et quels objectifs vous souhaitez atteindre sont aussi de bons exemples. Des organigrammes peuvent être extrêmement efficace pour illustrer les gains d’un changement de processus.

Soyez précis

Afin de renforcer les effets de vos visualisations, nous vous recommandons de résumer votre cas en trois ou cinq points. Les chances que personnes se remémorent les arguments importants de votre présentation sont plus grandes si vous les présentez comme des points clés concis que sous la forme de long rapport. Des recherches ont montré que la mémoire à court terme est plus efficace pour se souvenir de liste de 3 à 5 points maximums. Simplifiez vos points de persuasion dans des objectifs précis et intégrez les a vos présentations pour encourager une mise en place à l’échelle de l’institution.

Connectez un à un

Partout où cela est possible, rassemblez les gens un à un dans de petits groupes avec des intérêts similaires afin de pouvoir adapter votre discours à chaque audience. Vous aurez probablement à présenter votre projet de standardisation des saisis de données lors d’une réunion, mais cela sera la dernière étape de votre campagne pour engager les gens à vos côtés. Quand le moment viendra de formuler officiellement votre requête à votre direction en termes de ressources et d’investissement, vous devrez déjà avoir fait un travail de fond pour sécuriser vos soutiens pour la mise en place de votre projet dans tous les départements.

Commencez par communiquer ou vous espérez être : présentez une image de ce à quoi ressemble l’expérience des utilisateurs une fois que votre projet sera lancé, et comment cela les aidera. Ensuite, comparez ou vous en êtes maintenant, quels sont les défis auxquels vous faites face, et quels en sont les causes. Finissez avec un plan pour atteindre vos objectifs et la manière dont cela vous permettra de cous débarrasser des problèmes actuels. Donnez un exemple précis sur la façon exacte dont cela sera accompli, et le temps prévu pour cela.

Soyez prêt à répondre “Qu’il y a-t-il là-dedans pour moi ? »

Les personnes sont des créatures d’habitude, et il sera toujours plus simples pour eux de continuer a faire ce qu’ils font plutôt que de changer. Même le plus altruiste d’entre nous est avant tout guide par ses influences internes. Vous avez besoin de donner à vos collègues des raisons de se préoccuper de votre projet de nettoyage de données.

Les chances qu’une personne dont vous avez besoin de l’implication soit occupée, sous pression, ou sous l’influence d’un mélange de priorités conflictuelles. Vous pouvez avoir du succès en expliquant le besoin que vous avez de mettre le projet en place et aider les autres de vous aider ; cependant, c’est une coopération sur le long terme dont vous avez besoin, et la plus efficace des approches est de les convaincre de prioriser votre projet de nettoyage pour leur propre raison.

Il en va de même lorsque vous utilisez votre rang ou votre position pour forcer la coopération. Les actions menaçantes peuvent fonctionner sur le court terme, mais lorsque la surveillance se relâchera, les gens reviendrons à leur habitude. La concentration passe sur autre chose lorsque l’équipe sent qu’elle n’est plus sous une étroite surveillance.

Pour faire adhérer les gens à votre cause, montres leur les bénéfices qu’ils peuvent tirer de votre démarche. Alors que certaines personnes pourront verrons l’intérêt de votre nettoyage de donner sur leur gain d’efficacité, d’autres ne le verrons pas. Beaucoup n’auront même pas le temps de d’envisager les bénéfices dont vous parlez, trop occupés qu’ils sont peur leur propres affaires. Si vous avez préalablement recherché les besoins des autres départements, et que vous connecter les priorités de ces équipes à votre initiative, vous saurez à quels problèmes ils sont en train de faire face. Enoncer clairement la façon dont votre projet peut les aider, en améliorant une mesure sous leur responsabilité ou en résolvant un de leur problème, vous apportera leur soutien. Ce n’est pas a propos de vous, c’est à propos d’eux.

Montrez le temps gagné

Toutes les tâches manuelles ou répétitives entreprises par votre équipe ont souvent une faible valeur dans le contexte de l’organisation dans son ensemble. Nous sommes dans l’ère du numérique, et le fait est qu’une fonctionnalité d’un logiciel accomplit une tâche aussi bien et plus rapidement qu’un être humain, et donc ce devrait être automatisé. Pourquoi ? Parce qu’il y a un nombre illimité de choses que seul un humain peut faire. Accomplissez les tâches qui nécessitent de réflexion, créativité et expérience.

Les données inexactes sont un problème pour l’efficacité des logiciels sur des tâches automatisées. Les processus qui sont plus efficace avec des informations filtrée et vérifiée libérerons du temps de travail pour le personnel qualifie dans leur domaine d’expertise.

Cela s’applique particulièrement aux personnes hautement qualifiées comme les gestionnaires de collection, les registraires, les conservateurs, les managers d’exposition… Nos collaborateurs ont été engagé parce qu’ils possédaient d’unique compétence et valeur. Plus vous dépensez de temps avec des données pauvres et erronées, plus vous manipulez manuellement vos informations, moins les gens tirent profits de vos qualifications et expertise. Montrez à votre équipe que des données propres leur fourniront plus de temps pour accomplir les autres facettes de leur travail peut être un facteur de motivation supplémentaire pour engager les gens dans votre démarche.

Faire bouger les opinions d’une institution entière est un exploit. La route peut être longue, donc positionnez-vous comme un champion du nettoyage de données et planifiez votre démarche sur du long terme. Maintenant que vous avez tout le monde a vos côtés, regardez les stratégies pour garder vos données propres.

 

By |2017-08-09T10:28:32+00:0015 juillet 2016|Blog Post|