Sept erreurs à éviter lors de la comparaison d’un système fait maison avec un système prêt à l’emploi pour gérer vos collections
Sur les trente dernières années, nous avons vu de nombreuses institutions essayer d’économiser de l’argent en construisant leur propre système de gestion de collection (SGC), pour s’apercevoir ensuite que le temps, les coûts et les ressources allouées pour sa construction et son maintien avaient été sérieusement sous-estimés. Ce schéma nous est familier : une institution investit discrètement des heures et de l’argent dans la construction d’un système sur-mesure, et revient sur le marché cinq ou six ans plus tard lorsque le système sur-mesure a prouvé son incompatibilité avec les objectifs, et son instabilité.
Investir dans une technologie peut sembler un engagement important en termes de temps et d’argent, et faire le mauvais choix peut avoir des conséquences significatives. En tant que vendeur de logiciels, notre vision peut paraitre biaisée. Néanmoins, nous aimerions partager avec vous certaines connaissances issues de notre expérience pour aider votre institution à avoir toutes les cartes en main lors de sa décision, et éviter au mieux les écueils qui ont pu faire échouer les autres.
1. Comparer des pommes à des oranges quand vient le moment d’investir
Lorsque vous investissez dans un système fait maison, le plus grand risque pour une institution est de ne pas prendre en compte certains coûts cachés à priori.
Les devis des vendeurs sont présentés sous forme de coûts ; il y est habituellement détaillé les coûts associés à l’implémentation, le nombre de licence, l’entrainement, l’hébergement, la migration de données et une maintenance continue. Tout y est inscrit noir sur blanc. Ces chiffres peuvent paraitre intimidants, mais ils sont fixés d’après des expériences passées sur des projets similaires, et inclus non seulement la technologie mais aussi le savoir-faire, le management de projet, l’accompagnement et l’expérience du vendeur. De plus, point important, le vendeur s’engage à vous livrer dans le temps imparti.
Au contraire, les coûts d’un système interne sont difficiles à estimer et sont souvent cachés. Le nouveau SGC doit être construit par les équipes actuelles du musée, ou des emplois supplémentaires entrainant des coûts en termes de personnel. Il est nécessaire d’estimer le temps requis pour le projet, quels salariés peuvent travailler dessus, et si les ressources existantes sont suffisantes. A moins que l’institution ait des expériences passées dans ce type de projet, les calculs sont basés sur une approximation de la quantité de travail et du temps nécessaire.
C’est sur ce point qu’une sous-estimation peut arriver, et voyons pourquoi :
2. Les musées ont des spécialistes de collections, des spécialistes informatiques, mais peu d’employés maitrisant les deux
Un SGC est un système riche en fonctionnalités qui doit correspondre à certains standards et pouvoir accomplir toute une gamme de tâches. Lors du choix entre des logiciels internes et des logiciels commerciaux, il y a principalement deux visions qui interviennent sur la prise de décision : celle de l’équipe chargée de la collection et celle chargée de l’informatique. Les spécialistes de collections sont souvent des experts de leur domaine et ont une idée précise des fonctionnalités que le système doit intégrer pour correspondre aux besoins de l’institution. De l’autre côté, les informaticiens sont des spécialistes de la technologie et ont une idée sur la façon dont doit fonctionner le système. Généralement, les deux visions s’accordent sur la façon la plus simple de construire une solution adaptée qui répond à tous les besoins. Cependant, chaque vision ne comprend que les problématiques principales de l’autre, pas tous les détails. En termes de technologie, des détails comme « nous avons besoins de trois champs obligatoires » et « nous avons besoin de relier ces champs à la base de données » peuvent mener à des différences de semaines voir de mois dans la gestion du projet.
Chaque département s’implique dans le projet avec le sentiment d’être bien informé sur ses implications, mais dès que le travail de développement débute, les corrections sur les détails mal interprétés commencent à s’ajouter, et reculent de plus en plus la deadline, ajoutant des coûts et des ressources à chaque étape.
3. Vous réinventez la roue
Prenons notre exemple : nos systèmes sont utilisés dans plus de 3400 institutions et sont en développement depuis plus de 30 ans, avec des demandes de milliers d’utilisateurs sur la façon dont ils voudraient que leurs logiciels fonctionnent. Depuis le report de champs aux recherches et liens, le vendeur d’un SGC aura investi du temps et de l’argent pour répondre aux besoins des clients existants et aura bénéficié de décennies de corrections et d’essais sur leur système.
Lorsqu’une institution prévoit de construire son propre SGC, il refait en réalité tout ce travail à partir de ressources et d’utilisateurs plus restreints. Les musées sous estiment souvent combien ils ont en commun avec d’autres musées ou archives. La plupart des besoins sont en fait communs a toutes les institutions, et se tourner vers un logiciel commercial pour une gamme de clients, c’est bénéficier des retours, corrections et expériences de nombreuses institution plutôt que seulement la vôtre.
4. Ce n’est un pas un projet ponctuel et définitif, il doit évoluer avec le temps
Il est facile de croire que l’achat d’un logiciel de gestion de données soit un projet qui se termine lorsque le SGC finit d’être implémenté. Ça ne fonctionne pas comme ça. L’implémentation d’un SGC est juste le commencement et dès que les utilisateurs commencent à se familiariser avec le logiciel, ils identifient rapidement les façons d’améliorer l’utilisation qu’ils en font, et suggèrent des modifications qui leur permettraient de faire leur travail plus rapidement. Les standards et les priorités changent avec le temps, et les institutions aurons besoins de nouvelles fonctionnalités qu’elles n’avaient pas envisagées.
Un système développé en interne prend rarement en compte le travail de maintenance et d’évolution, et se concentre sur le développement du produit livrable tel qu’il a été originellement défini. Lorsque l’implémentation arrive à son terme, les nécessités auront souvent changées en même temps que les besoins, ajoutant à nouveaux des investissements de temps et d’argent pour l’équipe en charge du projet. Les informaticiens peuvent avoir le sentiment de s’engager dans un processus sans fin alors que les experts de collection voient sans cesse la livraison de leur logiciel repoussée un peu plus loin.
En faisant l’acquisition d’une solution commerciale, non seulement votre système sera doté de fonctionnalités que vous n’aviez peut-être pas prévues au départ, mais vous bénéficierez d’un suivi et d’une maintenance, ainsi que de mises à jour régulières – ce qui signifie qu’une fois en possession du logiciel, vous pouvez continuer à le faire progresser sans avoir à dépenser une grande quantité de développement en interne.
5. Le département informatique ne peut pas toujours donner la priorité au développement d’un SGC sur les autres projets en cours
Un département informatique interne est souvent responsable de tout un ensemble de projets, souvent aussi importants que le développement d’un SGC. Ces autres projets ou urgences informatiques nécessitent parfois de reléguer le développement du SGC au second plan pour continuer à faire fonctionner correctement l’institution. Si le projet avance plus lentement que ce qui était prévu, il n’est pas rare que les ressources informatiques soient réassignées. Il est aussi possible que le support et la maintenance n’aient pas été pris en compte dans l’attribution initiale des ressources informatiques. Cela peut mener à des emplois supplémentaires pour continuer à faire avancer les autres projets, ou un impact sur les délais de l’implémentation, chacun apportant des couts additionnels pour l’institution.
L’implémentation d’un SGC commercial est le travail du vendeur. Il s’engage sur un contrat qui lui coûtera des ressources de temps et d’argent selon les termes qu’il aura fixé. Les compagnies commerciales ont généralement un plus grand nombre de développeurs expérimentés qu’ils peuvent allouer selon leurs besoins, et ont plus de flexibilité entre leurs différents projets et départements pour respecter les termes du contrat. Lorsque vous choisissez une solution commerciale, les ressources en développement ne sont plus votre problématique.
6. Les projets sont souvent conduits par des individus, et les individus peuvent partir
Les projets développés en interne sont souvent l’initiative d’un ou plusieurs individus ayant une vision claire du système en développement. Qu’ils soient des informaticiens ou des experts en collection, ils savent vers quoi le logiciel tend, pourquoi ils veulent un système adapté à leurs besoins et pourquoi ils veulent le développer en interne. Ce sont des acteurs clés du projet. Les autres membres des équipes comprendront comment utiliser le système pour leurs propres besoins, mais sa compréhension globale est généralement limitée au chef de projet.
Si le chef de projet doit partir, il est difficile pour les autres membres de l’équipe de reprendre le projet dans son ensemble et comprendre les finalités de chaque fonctionnalité développée. Arriver à cette situation provoque souvent une stagnation dans le support du projet interne, et certaines institutions trouvent même plus simples de recommencer toute la démarche.
Lorsque vous privilégiez une solution commerciale, le logiciel est développé par une équipe. Par conséquent son développement est partagé et documenté. Si le membre clé du projet de votre institution doit partir, les connaissances sur votre logiciel seront conservées et le développement pourra se poursuivre. De plus, vous bénéficierez toujours du support et de la maintenance du fournisseur selon les termes de votre contrat.
7. Vous devrez investir dans un entrainement et une documentation sur mesure
Lorsque votre système est spécifique à votre institution, il est nécessaire d’avoir des plans pour entrainer votre personnel existant, mais aussi les nouveaux arrivants qui n’auront aucune expérience sur votre logiciel. Les compétences de vos employés sont décisives pour tirer des bénéfices de votre système, et l’entrainement tout comme la documentation du fonctionnement de votre logiciel doivent apparaitre dans vos coûts.
L’utilisation d’un logiciel populaire prêt-à-l’emploi vous permet de bénéficier directement de la documentation et des entrainements de votre fournisseur, mais il y a également plus de chance que vos nouvelles recrues sachent déjà se servir de votre logiciel avant même d’intégrer vos équipes, et ainsi faire immédiatement un bon usage de votre système, plutôt que de devoir tout réapprendre à chaque fois.
Si vous recherchez plus d’informations à propos de logiciel de gestion de collection, nous pouvons vous aider
Si vous recherchez des options pour des logiciels de gestion de collections, nous serions ravis de discuter avec vous de vos besoins et de vos exigences. Nous travaillons avec vous afin de comprendre ce que vous cherchez à accomplir, et vous donner une estimation du temps et du cout basé sur nos expériences précédentes avec nos clients. Vous pouvez aussi lire nos conseils sur le choix du bon vendeur pour votre système de gestion de collection.
