Votre guide étape par étape pour planifier une mise à niveau réussie de votre Content Management System (CMS)

Planning for a collections management system upgrade

Une mise à niveau est quelque chose qui doit susciter l’enthousiasme, et non la peur. Suivre ces étapes aidera les utilisateurs du système et les équipes informatiques à déployer la mise à niveau de manière organisée et sans stress

Lorsqu’il s’agit de mettre à jour un logiciel de base comme un système de gestion des collections, la planification et la préparation sont la clé d’une exécution en douceur. Il ne s’agit pas simplement de télécharger un fichier et de cliquer sur installer, il y a un peu plus que cela, mais cela n’a pas besoin d’être une expérience douloureuse.

La clé du succès se résume à ce que j’appellerai les trois C de la planification réussie de la mise à niveau du CMS :

  1. Communication : Vous devrez communiquer clairement. Tous les acteurs internes, comme les utilisateurs de systèmes et les informaticiens, devront être au courant de l’activité. Les retards sont souvent dus à une mauvaise communication auprès de certains départements qui ne sont pas préparés à la mise à niveau.
  2. Calendrier : Assurez-vous que les intervenants sont clairs et qu’ils s’entendent sur les dates prévues pour les changements, y compris les temps d’arrêt prévus ou les dates de mise en œuvre.
  3. Capacité : Vous devez vous assurer que les ressources sont disponibles aux dates indiquées. Trop souvent, les mises à niveau sont interrompues par le manque de capacité à gérer la mise à niveau lorsqu’elle arrive.

Alors, comment devriez-vous vous préparer ?

Ce que les utilisateurs du système doivent savoir pour se préparer :

Prenez le temps d’examiner la note de mise à jour.

Les notes de mise à jour seront disponibles après l’annonce de toute mise à jour. Lisez-les attentivement pour voir comment la prochaine version affectera votre travail. Quelles fonctionnalités auront changé ? Des modifications seront-elles apportées à une partie du système que vous avez personnalisé ? Notez tout ce qui, selon vous, peut être important pour votre système.

Quel développement sera nécessaire ?

Grâce à un dialogue avec Axiell, vous découvrirez si des travaux de développement seront nécessaires. Les développeurs d’Axiell auront besoin de temps pour faire et mettre en œuvre les changements, pour tester en interne et pour mettre en œuvre la nouvelle version.

Système-test

Tout comme une répétition générale, avant le déploiement complet, certains sites choisissent d’effectuer des mises à jour sur un système de test. Axiell créera le système de test en prenant un instantané de fichiers et des données de votre système le jour où la mise à niveau du test est programmée.

Les utilisateurs du système doivent fixer des dates pour les essais et une décision doit être prise quant à l’identité de l’auteur de l’essai. Est-ce que ce sera l’administrateur de la base de données, l’utilisateur du système ou quelqu’un d’autre ?

Préparer un plan de test

Vous devrez planifier ce que vous allez tester à la fois sur l’environnement de test et sur le système en direct une fois que la mise à jour complète a été effectuée.

Pour cela :

  • Vérifier les résultats de recherche / nombre de hits
  • Identifier un échantillon d’enregistrements et vérifier que les données s’affichent correctement.
  • Vérifier l’apparence et le comportement des nouvelles fonctionnalités conformément à la spécification.
  • Tester un échantillon de rapports / exportations pour confirmer qu’ils fonctionnent.

Tester le système

Après la mise à niveau du système de test, il y aura une période allant jusqu’à deux semaines pour que les utilisateurs fassent le test. Pendant ce temps, il est conseillé d’utiliser votre plan de test pour vérifier l’intégrité des données et s’assurer que les changements ont fonctionné correctement.

Obtenir l’approbation

Une fois le test terminé, vous devrez obtenir l’autorisation de procéder à la mise à niveau. Les preuves recueillies à l’aide de votre plan de test devraient vous donner, à vous et à vos supérieurs, la confiance nécessaire pour donner le feu vert.

Organisation de la mise à niveau

Votre communication, votre calendrier et votre capacité sont ici la clé. Les équipes de votre organisation doivent déterminer la date et l’heure qui perturbent le moins les emplois du temps et où le personnel a la capacité de déployer la mise à niveau.

Cela nécessitera une période de temps d’arrêt, donc ce doit être un moment où les utilisateurs ne travailleront pas avec le système.

Il faut s’assurer que tous les services aient bien été informés de la programmation de la mise à niveau.

Une fois qu’une date pour la mise à niveau complète a été arrêtée, assurez-vous que celle-ci est communiquée à tous ceux qui utilisent le système, car tout temps d’arrêt peut affecter leur travail.

Ce que le service informatique doit préparer :

Le personnel informatique est-il prêt pour la mise à niveau ?

L’informatique ne doit pas seulement être au courant, elle doit faire partie du dialogue de mise en œuvre.

Le personnel informatique et les utilisateurs du système doivent communiquer entre eux pour s’assurer que les échéanciers sont alignés et que les ressources nécessaires sont mises à disposition pour exécuter la mise à niveau au moment prévu. Cela peut inclure l’exécution de logiciels ou l’installation de bureau sur de nombreux appareils informatiques. Il faut donc prévoir beaucoup de temps et informer les utilisateurs lorsque leur appareil sera nécessaire et prêt pour la mise à niveau.

La technologie est-elle prête ?

Le matériel et le logiciel doivent également être amorcés pour la mise à niveau. Pour les mises à jour majeures, nous vous fournirons une liste de contrôle afin que vous soyez au courant des exigences minimales. Il est important de s’assurer que vous comprenez la liste de contrôle et qu’elle est complétée avant la mise à niveau.

Les contrôles spécifiques sur les logiciels et le matériel peuvent inclure les questions suivantes :

  • Les serveurs et les postes de travail cibles répondent-ils aux spécifications minimales ?
  • Y a-t-il suffisamment d’espace disque sur le serveur ? Les scripts de mise à jour feront des copies temporaires des fichiers de données qui peuvent remplir tout l’espace disque existant.

La plus importante des sauvegardes :

En préparation de la mise à niveau, vous aurez besoin d’une sauvegarde au cas où les données sont corrompues ou endommagées (ce qui est rare). Il s’agit normalement d’une sauvegarde nocturne, de sorte que nous pouvons revenir en arrière sans perdre de données.

Il peut également être utile de tester une restauration à partir d’une sauvegarde afin que vous soyez au courant de tous les problèmes et que vous soyez bien entraînés pour un déploiement en douceur, si le besoin s’en fait sentir.

Assurez-vous qu’Axiell a un accès à distance :

Axiell aura besoin d’un accès à distance à votre base de données afin d’implémenter la mise à jour.

La mise à niveau va-t-elle interférer avec vos politiques informatiques ?

Toutes les mises à jour sont différentes et tous les organisations et services informatiques ont des politiques différentes qui devront être prises en considération.

Si ces politiques ne sont pas prises en compte, elles peuvent retarder la mise à niveau. En voici quelques exemples :

  • L’obtention d’un accès à distance au serveur
  • La copie des données de Live à Test.
  • Le téléchargement des fichiers de mise à niveau

Autres considerations :

Soyez prêt à faire face à des perturbations mineures.

De nombreux facteurs peuvent perturber le service régulier. La majorité d’entre eux peuvent être évités en suivant les étapes ci-dessus. Mais il y a des choses qu’il est plus difficile d’éviter ou de planifier :

  • Si votre collection est publiée sur le web, votre site web devra être hors ligne pendant la mise à jour, donc assurez-vous que les administrateurs web sont informés afin qu’ils puissent mettre une page d’attente sur le site web.
  • Il y a une petite chance que les interfaces web tombent après la mise à niveau à cause des changements de code, donc assurez-vous de garder un œil dessus pour que nous puissions régler rapidement les problèmes.
  • Les ‘Rapports’ personnalisés peuvent être affectés par des changements dans la structure des données, faites donc attention à tout changement.
  • Vous devrez peut-être mettre à jour certains progiciels, y compris les modules Perl sur le serveur et les utilitaires de rendu d’images sur le bureau. Celles-ci seront indiquées par les notes de publication.

Ne compliquez pas trop le processus.

Ne compliquez pas trop le processus de mise à niveau. Établissez des priorités et simplifiez les choses. Tout ce qui nécessite de changer le code devra être discuté, mais il est conseillé de laisser la configuration et les changements de paramètres pour plus tard, pour ne pas prendre de risque ou de temps d’arrêt supplémentaires.

Ne vous inquiétez pas.

Si vous planifiez bien votre mise à niveau, vous n’aurez pas à vous soucier de grand-chose. Ce sont des procédures de routine et, avec vos données sauvegardées et tout le monde à bord, votre mise à niveau devrait se dérouler sans problème.

Alors, planifiez, rêvez de ce que cette nouvelle fonctionnalité peut faire pour vous ou du nombre de clics que ce changement d’interface vous permettra d’économiser.

Mais si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter ici

By |2018-05-30T11:11:15+00:0015 mai 2018|Blog Post|