Het ministerie bij de tijd houden
– Op de 14e verdieping van een kantoorgebouw in politiek Den Haag, zoeken Ronald Loeff en Els Alebregtse altijd naar nog meer kennis.
De informatie-experts bij de speciale bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport voorzien de ambtenaren van het ministerie van informatie zodat zij het motto van het ministerie kunnen nakomen:Het Nederlandse Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn…..
“We lezen veel. We moeten de juiste input vinden: nieuwe bevindingen, rapportages, boeken, statistieken en academische papers,” legt Els Alebregtse uit.
Het ministerie heeft als missie iedereen zo lang mogelijk gezond te houden. Een belangrijke taak met serieuze kwesties als alcohol en drugs, goedkeuringsregels voor drugs, voedselveiligheid, kwaliteit van gezondheidszorg, het recht van kinderen en jongvolwassenen op een gezonde ontwikkeling; allemaal gericht op het promoten van een gezonde levensstijl.
Ambtenaren van het ministerie kunnen zich inschrijven op meer dan 400 speciale onderwerpen die in de digitale specialistische bibliotheek te vinden zijn. Els, Ronald en hun zes collega’s zoeken dagelijks nieuw materiaal. Papers die aan de catalogus worden toegevoegd, worden als koppeling direct op het portal weergegeven waarbij het onderwerp gekoppeld is aan het gebruikersprofiel.
Dit leidt tot een aanzienlijke stijging in efficiëntie, waardoor gebruikers snel toegang hebben tot de informatie die ze zoeken.
Ambtenaren, het parlement, de staatssecretaris en de minister zelf dienen bij de specialistische bibliotheek ook vragen in over specifieke onderwerpen.
Els en Ronald werken momenteel op het Ministerie van Onderwijs omdat in hun eigen gebouw aan de overkant van de straat verbouwingen plaatsvinden. Ondanks deze verhuizing blijven ze nauwgezet en met dezelfde snelheid online input genereren voor de ambtenaren, in veel gevallen voor belangrijke politieke beslissingen.
“We moeten niet alleen snel de juiste kers op de taart vinden, we moeten ook eerst de taart zelf zoeken,” vertelt Els Alebregtse, die blij is dat iedereen nu een volledig ander overzicht, toegang en snellere zoektijden heeft.”
“Het oude IT-systeem stamde nog uit de prehistorie. Toen Adlib in gebruik werd genomen, betaalde deze overstap zich al binnen een jaar uit – ondanks verschillende maatwerkoplossingen. Iedereen heeft nu een compleet ander overzicht, toegang en merkbaar kortere doorlooptijden.”
Els Alebregtse, VWS Library, The Hauge
Zodra alles klaar was voor de overstap naar Adlib, ging het supersnel. Het systeem was binnen twee maanden volledig in gebruik genomen.
Ronald Loeff, VWS Library, The Hauge
