Wiens tekniska musem – Axiell Move2017-11-24T11:11:25+00:00

Project Description

 HUR

WIENS TEKNISKA MUSEUM ORGANISERADE EN PROBLEMFRI

FLYTT

En flytt är aldrig enkel att hantera – den omfattar ofta tunga möbler och kräver planering angående var saker ska placeras i lägenheten. Men när Wiens tekniska museum (Technisches Museum Wien – TMW) flyttade in i en ny lagerlokal, var det en särskilt stor utmaning: tusentals föremål, vissa som väger flera ton, skulle flyttas. Det kräver planering, planering och mer planering – och rätt programvara.

Flera stora lagerlokaler 

TMW har flera lagerlokaler. De är nödvändiga eftersom museets samlingar är mycket större än vad utställningen tillåter: den totala inventarielistan omfattar omkring 160 000 föremål, men endast cirka tio procent ingår i utställningen. Eftersom hyresavtalet för lagerlokalen för stora föremål upphörde vid mitten av 2017, var TMW tvingade att hitta en alternativ lösning. Lagerlokalen innehöll i huvudsak transportfordon, som bilar, motorcyklar och cyklar men även tyngre objekt som lokomotiv, en trycklinje och glidflygplan. Den stora lagerlokalen i Haringsee (nedre Österrike), som omfattar 8 500 m² var den nya platsen. Byggnaden var indelad i flera sektioner: för objekt som tåg med en vikt på upp till 30 ton, fanns ett område med golvförvaring, i en annan sektion finns pallställ och en tredje sektion var ämnad för transportfordon som bilar, specialbyggda bilar eller cyklar.

En tillförlitlig databas 

Medan ombyggnaden av lagerlokalen var en relativt enkel uppgift, var själva flytten en stor utmaning. “Vi behövde ungefär ett och ett halvt till två år innan själva flytten genomfördes och vi började förbereda flytten medan vi fortfarande planerade omplaceringen”, berättar Harald Wendelin, ansvarig för den digitala samlingshanteringen hos TMW. Man tog beslutet att använda en streckkodslösning vid flytten av föremålen eftersom det är mera effektivt och säkert än

andra metoder. Det första viktiga steget före flytten var därför att genomföra en grundlig inventering av lagerlokalen. Varje föremål registrerades i Axial Adlib-databasen, TMW:s samlingshanteringssystem. Föremålen – ungefär 10 000 sammanlagt – fördelades i ungefär 2 000 paket, dvs. transportenheter som lastpallar, transportslädar eller lårar. Alla dessa paket fick sedan en streckkod. Under denna manuella process matades transportenheterna eller streckkoderna in i databasen med Bluetooth-avläsare, medan paketen kontrollerades för fullständighet.

Så snart som alla objekt hade registrerats, var det möjligt att planera själva transporten. Det handlade inte enbart om tidsplanering, utan även om den exakta placeringen av objekten och paketen i den nya lagerlokalen, samt att planera indelningsområden för golvförvaring. Dessa nya planerade platser fick också streckkoder. Att planera de nya platserna var en komplicerad uppgift. Det handlade inte bara om var man skulle förvara särskilt tunga eller stora föremål, utan även om att tilldela lastpallarna till rätt hyllor. Storlek, vikt och bredd för föremålen togs med i beräkningen under planeringsprocessen. Detta var dock värt ansträngningen, eftersom TMW nu kunde förvara sina föremål på ett särskilt effektivt sätt.

Konstant kontroll i realtid 

En annan fördel med platsplanering i förväg var att när lastbilarna lämnade den gamla lagerlokalen, var TMW-personalen förberedd för att ta emot föremålen på den nya platsen. Så snart som en lastbil anlände, kunde dess innehåll överföras direkt till den förutbestämda platsen: gång och hylla var redan tilldelad. Ungefär varannan dag genomfördes kontroller i databasen för att säkerställa att de förutbestämda platserna överensstämde med de avlästa platserna.

TMW valde även Axiell Move vid bytet av lagerlokal, som redan hade använts för andra flyttar, som exempelvis Imperial War Museum i Storbritannien. Programvaran kan användas med CMS Adlib. Programmet visar sedan inventeringsinformationen på en vanlig iPhone. Så snart som ett objekt anlände till den nya lagerlokalen, läste personalen av streckkoden med en app och plug-in-avläsningsenhet och genomförde bytet av plats i realtid. Samtidigt kunde även innehållet för en transportenhet kontrolleras på plats vid behov, eftersom all information om föremålet var tillgängligt via appen. Detta innebar att databasinformationen var uppdaterad direkt efter flytten.

Projektledaren Helmut Lackner och hans team planerade flytten i nära två år totalt. Deras ansträngningar och precisa arbete belönades: flytten genomfördes på några få månader – de första föremålen flyttades i mitten av december 2016 och de sista runt påsk 2017. Den precisa planeringen och användningen av Adlib, streckkoder och Axiell Move gjorde det inte bara möjligt att genomföra flytten snabbare. Det inträffade inte heller några fel under själva transporten. En total framgång för TMW: “Vid en flytt är effektivitet, kontroll och översikt särskilt viktigt. Det måste alltid ske snabbt, eftersom transporten utförs av ett utomstående företag, vilket kostar mycket pengar”, säger Harald Wendelin.

Sammanfattning: precis som när du flyttar från ditt hus, gäller samma sak när du flyttar tusentals föremål: allt handlar om planering. Om de ansvariga personerna förbereder sig noggrant för alla eventualiteter, finns det ingenting som kan förhindra en framgångsrik flytt – detta sparar tid, pengar och framförallt stress.

Project Details

Categories: