Sex kännetecken för relevant information i ett samlingssystem

Riktlinjer för ett få ett effektivt och ändamålsenligt system för hantering av samlingar

Ben Doty, Software Training Consultant på Axiell

Det är viktigt att innehållshanteringssystemet (CMS) som din organisation använder är ett verktyg som är lätthanterligt och relevant. Ett CMS-system är inte bättre än innehållet som matats in. Ostrukturerad information kan leda till långsamma och ineffektiva sökningar, dubbelarbete och bortkastad tid på onödig datainmatning, vilket leder till rapporter och/eller webbkataloger som inte är särskilt användbara. Så hur kan du vara säker på att relevanta data matas in i systemet?

För det första bör du se till att din organisation har en standard för datainmatning. Oavsett om den hämtas direkt från en branschstandard som SPECTRUM eller ISAD(G), eller är en intern konstruktion, innebär en standard att du får större kontroll över vad som förs in i systemet. När standarden är på plats bör du se till att den innehåller krav på att din data kan uppfylla dessa sex egenskaper. Bra och relevant information är …

Konsekvent

Framför allt bör all datainmatning följa en konsekvent linje. Det innebär i praktiken att man alltid måste använda samma fält, samma ord och samma format. Ett bra hjälpmedel kan vara att skriva en egen katalogiseringsmanual eller arbeta utifrån en publicerad standard. Det kommer därefter bli enklare att göra sökningar, eftersom det finns färre termer att söka efter och platser att söka på. Det gör det också enklare att använda CMS-systemets massredigeringsverktyg för att korrigera eller ändra data, om det skulle behövas. Ju mer konsekventa dina data är, desto lättare är det att lösa eventuella problem som kan uppstå.

Motiverad

Alla data i systemet tar upp ett visst digitalt lagringsutrymme och de måste underhållas för att förbli relevanta. De tar tid att mata in – tid och energi som även behövs till annat. Precis som du bör känna till varför du katalogiserar ett visst föremål bör du veta varför du registrerar en viss uppgift. Data ska inte lagras bara för att man alltid har gjort det. Klargör varför du lägger in uppgifter i varje fält som du använder i CMS-systemet och vad det fältet bidrar med. Kom ihåg att det går alldeles utmärkt att lämna ett fält tomt!

Ändamålsenlig

Det är inte bara viktigt att kunna motivera varje fält, utan du bör även se till att varje fält gör sitt jobb på bästa sätt. Fälten i ett CMS-system fyller vanligen en av två funktioner:

  • Indexering: Dessa fält är vanligen avsedda för nyckelord, datum och personnamn. Här är det väldigt viktigt att vara konsekvent. Även om till exempel en konstnär har signerat tre eller fyra målningar på olika sätt ska konstnärens namn alltid anges i fältet för skaparens namn i samma format – då blir det lättare att söka utifrån det fältet.
  • Registrering: Dessa fält innehåller mer ”fri” text, till exempel en lång beskrivning, inskriptionen på ett föremål eller information på skylten intill konstverket. I dessa fält är det viktigare med exakta uppgifter, så om en konstnär har signerat tre eller fyra målningar på olika sätt, bör de olika signaturerna registreras i respektive målnings inskriptionsfält.

Lämplig för målgruppen

Vem kommer att se fälten? Tänk på att uppgifterna inte nödvändigtvis stannar i CMS-systemet, utan kan användas publikt. Ett beskrivningsfält som endast är tänkt att ses i CMS-systemet av dina kollegor kan användas på ett friare sätt än ett som ska visas på er webbplats eller exporteras till en utställningskatalog.

Integrerad

Ditt CMS-system är utformat för att minska din arbetsbörda. Det centraliserar data för att minimera risken för dubbelarbete, håller reda på vanliga termer och ger förslag, kontrollerar att ID-nummer är unika och mycket mer. Men för att dessa funktioner ska fungera måste du följa systemets struktur och regler, och inte arbeta emot det. Om du till exempel vill använda standardiserade termer, välj ett fält där man är tvungen att använda godkända termer (eller anpassa ett fält för att använda dem).

Om det någon gång känns som att du kämpar emot CMS-systemet bör du ta en steg tillbaka. Det kan vara en idé att ta en titt i bruksanvisningen, fråga en kollega eller boka in dig på en kurs för att ta reda på hur funktionen du vill använda egentligen fungerar.

Genomförbar

Om du har läst de här tipsen och tänker ”Det där klarar jag aldrig!” finns det ingen anledning till panik. Sätt bara upp realistiska mål. Du har antagligen inte tid att fylla i 200 fält per föremål enligt vissa standarder, men du hinner säkert med 5 eller 10 fält. Räkna ut vilka fält som är viktigast för din organisation och fokusera på dem. Även standarder som SPECTRUM fastställer samt vissa minimikrav som du kan utgå från. Det hjälper inte om du sätter höga standarder som sen leder till att du inte lägger in några data alls.

Relevant och bra data och information betyder mycket. Men viktigast av allt är att de gör CMS-systemet användbart och effektivt. Ta ett steg tillbaka och se hur du kan göra dina data mer konsekventa, motiverade, ändamålsenliga, lämpliga för målgruppen och integrerade med CMS-systemet.

Om du behöver hjälp erbjuder vi en kurs om användbara verktyg i ditt Axiell-system, och du kan även få mer grundläggande personligt anpassad support. Kontakta oss om du vill veta mer

By |2018-12-17T15:52:11+00:0014 november 2018|Blogginlägg|